Como o Grupo Elfa reduziu cotações de 40 minutos para 2 a 3 minutos com IA

Em distribuição hospitalar, velocidade de cotação pode decidir uma venda. O Grupo Elfa precisava lidar com solicitações extensas e frequentes, muitas vezes recebidas em formatos variados por email. O desafio era responder com rapidez sem perder precisão, margem ou aderência às regras comerciais e logísticas.

A operação contava com mais de 1.000 vendedores internos e atendia hospitais, clínicas e operadoras em todo o Brasil. O processo manual exigia leitura de emails, identificação de itens, conferência de preços e preparação da cotação. O esforço repetitivo limitava a produtividade e alongava o ciclo de resposta.

O CotAI foi criado para automatizar a interpretação das solicitações de cotação e acelerar a montagem das respostas comerciais. A IA extrai itens, entende o pedido do cliente e apoia a estruturação da cotação. Isso reduz o tempo operacional e permite que a equipe comercial atue de forma mais consultiva.

A solução utiliza Amazon Bedrock e modelos fundacionais para processamento de linguagem natural e geração de apoio ao fluxo comercial. A3Data atuou como parceira de implementação, conectando IA ao contexto de vendas e às regras operacionais do Grupo Elfa.

Quando uma solicitação chega por email, a solução interpreta o conteúdo, identifica produtos e quantidades, extrai informações relevantes e apoia a geração de cotação. O vendedor deixa de começar do zero e passa a revisar e conduzir a negociação com muito mais velocidade.

O processo envolve ingestão de comunicação do cliente, extração de dados, interpretação por IA generativa, aplicação de regras de preço e logística e preparação da cotação. O desenho é especialmente valioso em operações B2B com pedidos longos, muitos SKUs e alta frequência de cotações.

• Tempo de processamento de cotação reduzido de 40 minutos para 2 a 3 minutos.
• Mais de R$ 100 milhões em nova receita em 8 meses.
• Atendimento a milhares de solicitações diárias com maior agilidade.
• Vendedores liberados de tarefas manuais para relacionamento e venda.

O case mostra que IA generativa pode gerar impacto direto em receita quando aplicada a gargalos comerciais. O melhor ponto de entrada são processos com alto volume, linguagem não estruturada e regras claras de negócio. O ganho não é apenas produtividade: é velocidade para capturar oportunidades antes do concorrente.